行政へ確認するときの質問文の作り方

結論 — 質問文は3部構成で作る

第1部 — 前提を先に渡す

行政の回答は前提条件で変わります。最初に次の情報を渡します。

• 施設名・所在地・開設者(法人名)
• 相談内容の一言要約(例: 診療所の統合に伴う届出の相談)
• 関係する日付(予定日・変更日)
• 特殊事情(管理者変更を伴う、麻薬を扱う、など)

「一般論としてどうなりますか」と聞くと一般論が返ってきます。自院の条件を先に出すのが近道です。

第2部 — 質問は番号を付けて並べる

質問を文章に溶かさず、番号付きで並べます。

• 悪い例: 「統合の場合はどのような手続きがどのタイミングで必要になるのでしょうか。また様式などもあれば教えてください」
• 良い例: 「1. 必要な届出の種類 2. それぞれの提出期限 3. 様式の入手先 — の3点を教えてください」

番号があると、回答も番号で返ってきます。回答漏れにその場で気づけるのが最大の利点です。

第3部 — 回答を記録に残す

電話で確認した内容は、次の4点をセットで記録します。

• 日時・部署・担当者名
• 伝えた前提
• 質問と回答(番号を対応させて)
• 次のアクション(誰が・いつまでに)

電話を切る前に「この内容をメールでもいただけますか」「この件の直通窓口はどちらですか」の2つを確認しておくと、後の担当者交代にも耐えます。

そのまま使える文例

事前相談メール・電話確認メモの様式は、無料の問い合わせ文テンプレートに差し込み欄付きで用意しています。

注意点

• 口頭回答は担当者・時点によって揺れることがあります。重要な判断は文書やメールでの回答を依頼してください。
• 自治体・厚生局で取り扱いに差がある論点は、「他県ではこうだった」を根拠にせず、所管窓口の回答を優先してください。