新任事務長が最初の30日で確認すること

結論 — 最初の30日は「所在の確認」に使う

1週目 — 鍵と権限

最優先は緊急時に動けるようになることです。

• 建物・金庫・薬品庫の鍵の所在と持ち主
• 銀行口座の一覧と、振込・引き落としの権限者
• 電子カルテ・レセコン・共有フォルダの管理者権限
• 緊急連絡網(院長・ベンダー・ビル管理・警備)
• 前任者に連絡できるか、聞ける期限はいつまでか

2週目 — お金の流れ

• レセプトの締めから入金までの流れと担当者(締め日・提出日・入金日)
• 窓口現金の管理方法(締め・保管・記録の仕方)
• 毎月の支払一覧(家賃・リース・委託・給与)と引き落とし日
• 直近3か月の試算表または収支資料の保管場所

ここでは数字の良し悪しを判断しなくて構いません。「どこを見れば分かるか」が分かれば十分です。

3週目 — 職員と契約

• 職員名簿と雇用契約書の保管場所
• シフト作成と給与計算の流れ(誰が・いつ・何のツールで)
• 就業規則の有無と最終改定日
• 外部委託(社労士・税理士・清掃・医療廃棄物)の契約一覧

4週目 — 行政書類と年間予定

• 開設届・保険医療機関指定通知・施設基準届出の控えの保管場所
• 算定中の施設基準の一覧(不明なら届出控えから復元します)
• 年間の定例予定(研修・健診・契約更新月・過去の指導監査の記録)
• 気づいた課題の一覧を作り、院長とすり合わせる場を設定

前任者がいない場合

引き継ぎ資料がない職場は珍しくありません。その場合の情報源は3つあります。

1. 書類の保管場所そのもの — キャビネットと共有フォルダを一度全部開きます。何があるかの目録を作るだけで価値があります。
2. 現場の職員 — 「この業務は誰に聞けば分かりますか」を合言葉に。業務分担整理シートの形で聞くと記録が残ります。
3. 外部の関係者 — 社労士・税理士・ベンダー・銀行の担当者は、前任者とのやりとりの経緯を知っています。着任の挨拶を兼ねて確認します。

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