無料 マネジメント・業務分担
新任事務長の最初の30日チェックリスト
事務長になって最初の1か月で確認する、お金・契約・職員・行政書類の所在。
新任の事務長がまずやるべきことは、改革ではなく「所在の確認」です。お金の流れ、契約、職員、行政書類がどこにあり誰が知っているかを30日で押さえると、その後の判断が早くなります。週ごとに区切ったチェックリストにしています。
順番どおりでなくて構いません。ただし1週目の「鍵と権限」だけは最初に確認してください。緊急時に動けるかどうかが変わります。
1週目 — 鍵と権限
- 建物・金庫・薬品庫の鍵の所在と持ち主
- 銀行口座の一覧と、振込・引き落としの権限者
- 電子カルテ・レセコン・共有フォルダの管理者権限
- 緊急連絡網(院長・ベンダー・ビル管理・警備)
- 前任者への連絡可否と、聞ける期限
2週目 — お金の流れ
- レセプトの締めから入金までの流れと担当者
- 窓口現金の管理方法(締め・保管・記録)
- 毎月の支払一覧(家賃・リース・委託・給与)と引き落とし日
- 直近3か月の試算表または収支資料の保管場所
3週目 — 職員と契約
- 職員名簿と雇用契約書の保管場所
- シフト作成と給与計算の流れ(誰が・いつ・何で)
- 就業規則の有無と最終改定日
- 外部委託(社労士・税理士・清掃・医療廃棄物)の契約一覧
4週目 — 行政書類と年間予定
- 開設届・保険医療機関指定通知・施設基準届出の控えの保管場所
- 算定中の施設基準の一覧(分からなければ厚生局への届出控えから確認)
- 年間の定例予定(研修・健診・契約更新月・指導監査の記録)
- 把握した課題を一覧にして、院長とすり合わせる場を設定