無料 マネジメント・業務分担
業務分担整理シート
「誰が何をやっているか」を洗い出し、属人化に印を付け、あるべき分担へ移すための表。
業務分担の議論が進まないのは、そもそも「いま誰が何をしているか」が見えていないためです。このシートは、業務の洗い出し→現状の担当→属人化チェック→あるべき分担、の順で埋める表です。看護師と事務の分担整理、退職・産休前の引き継ぎ準備にも使えます。
完璧な一覧を目指さず、まず思いつく業務を20個書き出すところから始めてください。抜けは後から足せます。
表の列(この順で埋める)
- 業務名動詞で書く(例:「レセプト」ではなく「レセプトを点検して提出する」)
- 頻度毎日/週次/月次/不定期
- 主担当・副担当副担当がいない業務が属人化の候補
- 属人化やり方を1人しか知らない業務に印
- 手順書の有無なければ「なし」と正直に書く
- あるべき担当現状と違ってよい。理由もメモ
洗い出しの呼び水(よく漏れる業務)
- 電話・FAX対応(誰が最初に取るか)
- 物品・薬品の発注と検収
- 郵便物の開封と振り分け
- 行政・本部からの調査文書への回答
- 実習生・見学者・業者の対応
- ホームページ・求人媒体の更新
整理の進め方
- 属人化に印が付いた業務から、手順書化または副担当の設定を決める
- 「あるべき担当」と現状が違う業務は、移行時期を決めて1つずつ移す
- 四半期に1回、この表を見直す日を決める