行政・ベンダー問い合わせ文テンプレート

行政やベンダーへの問い合わせは、聞き方が曖昧だと回答も曖昧になります。前提(誰が・いつ・何を)を先に示し、質問を番号付きで並べるのが基本形です。ここでは実務でそのまま使える下書きを4本用意しました。[ ]の中を差し替えて使ってください。

メールでも電話のメモでも、構造は同じです。「前提→質問(番号付き)→回答期限のお願い」の順に書きます。

1. 行政への事前相談(クリニック統合)

件名: 診療所統合に伴う手続きのご相談

[保健所名] 医務担当者様

[法人名]の[氏名]と申します。当法人が開設する診療所の統合を検討しており、必要な手続きについてご相談させてください。

【前提】
・統合予定日: [年月日](予定)
・存続する診療所: [名称・所在地]
・廃止を予定する診療所: [名称・所在地]
・管理者の変更: [あり/なし]

【確認したい点】
1. 上記の場合に必要な届出の種類と様式
2. 届出の時期(事前に必要なもの・事後でよいもの)
3. 事前にご相談に伺う場合の窓口と持参資料

お手数ですが、ご回答またはご相談日程についてご連絡いただけますと幸いです。

2. 行政への電話確認メモ(かける前に埋める)

確認先: [保健所/厚生局/自治体・部署名]
日時: [年月日] 担当者名: [聞き取って記入]

伝える前提:
・[施設名/所在地/開設者]
・[相談内容の一言要約]

質問(番号順に聞く):
1. [質問]
2. [質問]
3. [質問]

回答メモ:
・

聞き終える前に確認:
・回答は文書やメールでいただけるか
・この件の担当窓口と直通番号
・次に連絡すべきタイミング

3. ベンダーへのデータ移行確認

件名: 電子カルテ移行に伴うデータ移行範囲のご確認

[ベンダー名] ご担当者様

[施設名]の[氏名]です。[年月]に電子カルテの移行を予定しており、データ移行の範囲について確認させてください。

【前提】
・現行システム: [製品名・バージョン]
・移行先: [製品名](予定)
・移行希望日: [年月日]

【確認したい点】
1. 移行できるデータの範囲(患者基本情報/病名/処方/文書/画像・添付ファイル それぞれの可否)
2. 移行できないデータの参照方法(旧システムの閲覧環境を残せるか、費用と期間)
3. 移行作業の所要期間と、その間の診療への影響
4. 概算費用と、費用が変動する条件

[希望日]までにご回答いただけますと、切り替え日の調整に間に合います。よろしくお願いいたします。

4. ベンダーへの契約変更・解約連絡

件名: [サービス名] 契約内容変更(解約)のご相談

[ベンダー名] ご担当者様

[施設名]の[氏名]です。[統合/閉院/移転]に伴い、現在契約中の[サービス名]について[変更/解約]をお願いしたくご連絡しました。

【前提】
・契約名義: [法人名/施設名]
・希望日: [年月日]

【確認したい点】
1. 解約(変更)の申し出期限と必要書類
2. 最終利用日以降のデータの取り扱い(取り出し方法・保存期間)
3. 精算(解約金・日割り)の有無

お手続きの流れをご案内いただけますと幸いです。