無料 会議・課題管理
チーム課題整理シート
口頭と記憶で回っている課題を、一覧表1枚に集める。列の定義と運用ルールつき。
「あれどうなった?」が多いチームは、課題が口頭で管理されています。このシートは、チームの課題を1枚の表に集めるための列定義と運用ルールです。凝った管理ツールは要りません。ExcelでもホワイトボードでもA4用紙でも、この列があれば機能します。
まず、いま頭の中にある課題を10個書き出すところから始めてください。書き出した時点で、半分は「思っていたより小さい」と分かります。
表の列(この6つだけ)
- 課題「◯◯が困る」ではなく「◯◯が起きている」と事実で書く
- 影響患者・職員・収益・安全のどれに関わるか。優先順位の根拠になる
- 次の一手解決策ではなく「次にやる1つの行動」。確認する・相談するでもよい
- 担当必ず1人。「みんなで」は誰もやらない
- 期限日付で。「なるはや」は書かない
- 状態対応中/待ち/完了 の3つで十分
運用ルール
- 課題が出たらその場で表に足す(会議中でも面談中でも)
- 週1回、5分だけ表を上から眺める時間を決める
- 完了した行は消さず、完了欄へ移す(上司報告の材料になる)
- 3か月動いていない課題は「やらない」と決めて閉じる
書き出しの呼び水(よくある課題)
- 特定の人にしかできない業務がある
- 新人への教え方が指導者ごとに違う
- 物品・在庫の管理が曖昧
- 会議で決まったことが実行されない
- 残業が特定の曜日・特定の人に偏っている