看護師と事務の業務分担を整理する方法

結論 — 「あるべき論」からではなく現状から始める

第1段階 — 現状を書き出す

職種ごとに「実際にいま誰がやっているか」を書き出します。ポイントは2つです。

• 業務名は動詞で書く(「レセプト」ではなく「レセプトを点検して提出する」)
• 理想やあるべき姿を混ぜない。いまの事実だけを書く

洗い出しには業務分担整理シートがそのまま使えます。電話の一次対応・物品発注・書類の説明など、「どちらでもできる業務」が曖昧地帯として浮かび上がるはずです。

第2段階 — 3つの判断基準で仕分ける

3つの基準で決まらない業務(物品発注、患者への書類説明、電話の一次対応など)は、正解のない「決めの問題」です。ここは能力ではなく業務量のバランスと属人化の解消で決めます。「決めの問題だと認識する」だけで、議論の温度はかなり下がります。

第3段階 — 1つずつ移す

• 一度に全部変えない。1〜2業務ずつ、移行日を決めて移す
• 移す業務には簡単な手順書(箇条書きで十分)を付ける
• 1か月後に「移した業務がちゃんと回っているか」だけ確認する場を持つ

よくある失敗

• 人に紐づけて考える — 「Aさんの仕事」ではなく「事務の仕事」として決めます。人に紐づけたままだと、退職のたびに分担が崩れます。
• 文書化しない — 口頭合意は3か月で元に戻ります。表を共有フォルダに置き、変更履歴を残します。
• 片方の職種だけで決める — 移される側が納得していない分担は定着しません。第1段階の書き出しから両職種でやるのが結局早いです。