無料 会議・課題管理
会議改善チェックリスト
長い・決まらない・実行されない会議を、議題と記録の型から直すチェックリスト。
会議の問題は進行の上手さではなく、議題の作り方と記録の残し方でほぼ決まります。このチェックリストは、自分が主催する会議を「開催前・進行中・終了後」の3段階で点検するためのものです。全部を一度に直す必要はありません。まず「決定事項の記録」から始めてください。
次に自分が主催する会議1つを思い浮かべて、印を付けてください。付かなかった項目が改善候補です。
開催前
- 議題が「報告」と「決めること」に分かれている決めることが1つもない会議は、連絡文書で代替できないか検討
- 議題ごとに時間の目安がある合計が会議時間を超えていたら議題を削る
- 決めることに必要な情報が事前に共有されている会議中に資料を初めて読むと、その場では決まらない
進行中
- 決定事項を、その場で見える形(ホワイトボード・画面)に書いている
- 決定には担当者と期限をセットで付けている
- 結論の出ない議題は「誰が・いつまでに・何を確認するか」に変換して次へ進めている
終了後
- 決定事項・担当・期限だけの短い記録を当日中に共有している
- 前回の決定事項の実行状況を、次回の冒頭で確認している
- 欠席者への伝達方法が決まっている