無料 業務分担・任せ方
チーム業務の書き出しシート(15分版)
業務分担の前段。まず15分で、チームの業務を20個書き出すための呼び水つきシート。
業務分担の見直しは、業務の一覧がないと始まりません。ただ、最初から完全な棚卸し表を作ろうとすると止まります。このシートは「まず15分で20個書き出す」ことに絞った前段の道具です。書き出した後の本格的な分担整理(担当・属人化・あるべき分担の表)は、姉妹サイト医療管理実務ライブラリの業務分担整理シートに役割を分けています。
タイマーを15分にセットし、思いついた順に書いてください。分類も整理も後です。20個出れば十分、30個出れば上出来です。
書き方(3列だけ)
- 業務(動詞で)「在庫」ではなく「衛生材料の在庫を数えて発注する」
- いまやっている人分からなければ「?」でよい。?の多さが現状把握の宿題
- 自分がやっているか自分の行に印。印の数が抱え込みの現在地
思い出す呼び水 — 毎日の業務
- 朝の申し送り・情報共有は誰が仕切っているか
- 電話・来客・他部署からの問い合わせは誰が受けるか
- 記録・書類のチェックは誰がしているか
呼び水 — 週次・月次
- シフト・勤務表は誰がいつ作るか
- 物品・薬品・衛生材料の発注と検収
- 実績の集計・提出物・委員会資料
- 新人・学生への指導の割り当て
呼び水 — 不定期
- 欠勤が出たときの調整は誰がするか
- 苦情・トラブルの一次対応
- 行事・監査・研修の準備
書き出したら
- 「?」の業務を次のチーム会議で確認する
- 自分に印が付いた業務から、任せる候補を1つ選ぶ
- 本格的な分担表への整理は、業務分担整理シート(医療管理実務ライブラリ)へ